外贸跟单流程一1．客户询盘： 一般在客户下订Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口（空运机场）及柜型等，等和客户确定业务时， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。
3．得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。
4．下生产单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单(工厂自己安排生产计划)，安排生产计划。
5．业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单，交给部门跟单员跟进。
6．下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。 2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 3：如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式)，需经总经理确认批准。
7．验货： 1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。 2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。 3：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．备制基本文件单证: 在收到客户正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.（应由单证员制作，交给业务跟单员跟进）。
9．商检： 如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10．租船订仓： 1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿到进仓单。 2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。 3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 4．向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错.
11．安排拖柜： (千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方) 1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等. 2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.
12．委托报关： 在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话地址等。
13．获得运输文件： 1．最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.
14．准备其他文件 1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 2．FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。
15． 交单： 1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 2．采用30% deposit,T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 3．如果100%T/T收汇的，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16．业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17．文件存档： 所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 18．单证员平时应注意收集海空运价,船期，航线，等信息，为业务员的报价提供帮助. 外贸跟单刚刚起步，发现的确很不容易，每天机械式的重复着工作有点让人灰心，不过貌似很多人都这么过来的，只要坚持总会得到回报。
外贸跟单流程二与客户联系谈判签约－>对客户OEM合约－>配合设计部，校对文字－>详细填写产品结构表－>传真至厂长办公室－>产品结构表,包装配置表传真至采购部－>产品结构表传真至技术部参考－>回传至外贸部存档－>工厂及财务各部门审单－>外贸部跟进生产进度－>将生产进度表传真给客户方－>填写验货通知单并传真－>验货完毕出货，出单证－>整单完毕 第一步：与客户联系谈判签约。对客户要求的产品物料包装等各方面内容细节进行整理，形成条理清晰的中英文合约。见附件1（中文销售合同）和附件2（英文销售合同）。 第二步：对客户OEM合约，或者特别要求的，或者其它需要改动的产品形成详细的备注表。内容一般包括：客户信息，货号，货名，规格，数量，单位，CBM,单价，金额，物料颜色，物料香型，交货地址，交货期，付款方式，瓶体及纸盒设计，产品防护需要达到的程度，外包装情况（纸箱是否打包带，生产日期和有效期喷码内容），内包装的保护（是否需要垫板，海绵）以及合约签订地点，时间，合约号码，交货地点，装运码头，唛头，保险，仲裁条款和特别条款等。 第三步：配合设计部，校对文字。由外贸部在2-3天内独立形成书面内容，交由设计部设计，设计部签收，一般要求在交货期前15日设计出来交由印刷厂制版印刷。 第四步：根据合约及生产备注表所要求，详细填写产品结构表，包装配置表。 第五步：产品结构表,包装配置表填写无误后，传真至厂长办公室，注明确切交货日期，以保证发货期。 第六步：产品结构表,包装配置表传真至采购部以备采购。www.top-sales.com.cn 第七步：产品结构表传真至技术部参考。如客户有特殊要求（配方/香型/物料颜色/包装图样），由技术部根据客户所要求提供产品成分表，添加量百分比，产品特点，使用方法，注意事项以供客户备用。 第八步：工厂办公室/采购部/技术部在收到产品结构表后确认无误，签名，回传至外贸部存档。 第九步：工厂及财务各部门审单，确定外箱情况（规格，喷码，是否打包带），包装及内容物，采购，生产灌装。 第十步：外贸部跟进生产进度，形成书面生产进度表，由工厂如实填写，保证发货期。在部分已生产货物中，工厂提供船头板，由外贸部寄给客户确认，并保留邮寄单据。见附件5（生产进度表） 第十一步：将生产进度表传真给客户方，敦促客户提前汇款。 第十二步：生产完成，填写验货通知单并且传真给客户准备验货。如需要特别认证或由验货机构验货，则验货通知单提前3日通知认证机构或验货机构。见附件6（验货通知单） 第十三步:验货完毕，验货报告备传真客户结收货款，出货，出单证，整单结束。 附件1：中文销售合同 销 售 合 同 买方：________________ 卖方：__________________ 地址：__________________________________________________________ 电话：____________________ 传真:_______________________ 合同编号:_______________ 签订地点: ________________________________签订日期:______________________________ 本合同由买卖双方订立,根据本合同规定条款,买方同意购买,卖方同意出售下列商品：（1）货号码（2）货名，规格（3）数量（4）单价（5）金额数量与金额允许溢短装_______% （6）总金额大写： (7)包装： (8)装运地点; (9)交货地点: (10)装运期限：卖方收到 %定金后 天内装运.如因买方问题导致不能及时出货，买方应付 %的日仓储费。 (11)付款条件：□开给我方100%不可撤回即期付款之信用证,并须注明可在上述装运日期后十五天内在中国议付有效。□T/T或其它付款方式: (13)唛头： (14)附注:：(一)买方须于____年____月____日前开到本批交易额的信用证(或通知卖方进口许可证号码),否则卖方有权,不经通知取消本销售合同,或接受买方对本合同未执行的全部或一部分,或对因此遭受的损失提出索赔。 (15)特别条款: (16)买卖双方如有违约,按<合同法>仲裁处理. (17)如遇不可抗力因素双方另行协商. 买方：______________________ 卖方：_____________________________ 附件2英文销售合同 SALES________________ CONFIRMATION S/C NO.:___________STIPULATED DATE:______________ STIPULATED PLACE:______________ SELLER:__________________________________________________________________________ ADDRESS: ________________________________________________________________________ BUYER:___________________________________________________________________________ ADDRESS:_________________________________________________________________________ FAX:___________________________________ TEL:_____________________________________ THE SELLER AND BUYER HAVE AGREED TO CLOSE THE FOLLOWING TRANSACTIONS ACCORDING TO THE TERMS AND CONDITIONS STIPULATED BELOW: (FOB GUANGZHOU)
ITEM NO. DESCRIPTION OF GOODS: QUANTITY PCS UNIT-PRICE U.S.D AMOUNT U.S.D